Google Sheets: Hướng dẫn cách sử dụng và so sánh Excel

Google Sheets và Excel đều là những công cụ bảng tính mạnh mẽ, nhưng mỗi cái lại phục vụ những nhu cầu rất khác nhau: Google Sheets ưu tiên cộng tác thời gian thực, còn Excel mạnh về phân tích dữ liệu sâu. Bài viết này sẽ giúp bạn phân tích sự khác biệt cốt lõi, ưu nhược điểm và cách chọn lựa thông minh dựa trên công việc thực tế, kèm theo hướng dẫn sử dụng Google Sheets chi tiết.

Người dùng hoạt động hàng tháng: hơn 2 tỷ (Google Workspace) ·
Nền tảng hỗ trợ: Web, Android, iOS ·
Dung lượng lưu trữ miễn phí: 15 GB (dùng chung với Google Drive) ·
Số ô tối đa mỗi trang tính: 10 triệu ô ·
Ngôn ngữ hỗ trợ: hơn 80 ngôn ngữ, bao gồm tiếng Việt ·
Giá Google Workspace (Business Starter): 6 USD/người/tháng

Điều này cho thấy sự khác biệt rõ rệt trong cách tiếp cận giữa hai nền tảng.

Dưới đây là bảng so sánh chi tiết các tính năng chính.

Chín điểm khác biệt giữa hai nền tảng, một xu hướng rõ ràng: Google Sheets chiếm thế thượng phong trong các tác vụ cộng tác và trực tuyến, trong khi Excel vẫn là vua cho các phân tích sâu và mô hình tài chính. Người dùng cá nhân và nhóm nhỏ sẽ thấy Sheets nhẹ nhàng hơn, còn công ty tài chính thì vẫn cần Excel.

Hướng dẫn sử dụng Google Sheets cơ bản

Các bước bắt đầu nhanh

1. Truy cập sheets.google.com và đăng nhập tài khoản Google.
2. Nhấn vào dấu + để tạo bảng tính mới, hoặc chọn mẫu có sẵn từ thư viện.
3. Đặt tên cho bảng tính ở góc trên bên trái. Mọi thay đổi đều được tự động lưu vào Google Drive ngay lập tức (Google Workspace Admin Help).
4. Nhấn nút Share (Chia sẻ) ở góc trên bên phải để mời cộng tác viên qua email hoặc tạo liên kết.
5. Bắt đầu nhập dữ liệu và áp dụng các định dạng cơ bản như màu nền, font chữ và căn lề.

Ngay từ bước đầu tiên, sự khác biệt đã hiện ra: không có nút “Lưu” truyền thống. Đây là tính năng cốt lõi giúp người dùng không bao giờ phải lo mất dữ liệu vì mất kết nối.

Lọc dữ liệu và tạo Filter Views

• Chọn vùng dữ liệu, vào menu Data → Create a filter.
• Mũi tên lọc xuất hiện ở mỗi đầu cột.
• Tạo Filter view riêng biệt cho từng cộng tác viên, không ảnh hưởng đến người khác (Google Workspace Admin Help).

Sức hút thực sự: mỗi người trong nhóm có thể có bộ lọc riêng mà không làm xáo trộn bảng tính chính – một lợi thế mà Excel trên desktop phải cài thêm add-in mới có.

Dùng hàm QUERY để truy xuất dữ liệu

Hàm QUERY trong Google Sheets cho phép bạn viết câu lệnh gần giống SQL để kéo dữ liệu có điều kiện (LinkedIn). Cú pháp cơ bản: =QUERY(range, "select * where A = 'value'", 1). Đây là một trong những tính năng được cộng đồng kỹ thuật đánh giá cao vì tính linh hoạt và tốc độ xử lý.

Nhập dữ liệu từ web với IMPORTHTML và IMPORTXML

• =IMPORTHTML("URL", "table", N) – lấy toàn bộ bảng từ trang web.
• =IMPORTXML("URL", "XPath_query") – trích xuất dữ liệu từ các thẻ HTML cụ thể.
• =IMPORTRANGE("sheet_url", "sheet_name!range") – kéo dữ liệu từ một bảng tính Google Sheets khác (LinkedIn).

Đây là trợ thủ đắc lực cho dân nghiên cứu thị trường và content marketing: thay vì copy-paste thủ công, Sheets có thể tự động kéo dữ liệu từ các nguồn công khai và cập nhật mỗi khi bạn làm mới.

Thực tế, sự linh hoạt này khiến Sheets trở thành lựa chọn hàng đầu cho các tác vụ thu thập dữ liệu tự động, đặc biệt khi kết hợp với các hàm nhập web.

Cộng tác và quản lý phiên bản

Cộng tác thời gian thực

• Mọi người đều thấy thay đổi ngay lập tức trong bảng tính (Google Workspace Admin Help).
• Hệ thống tự động lưu từng thay đổi vào Google Drive (Google Workspace Admin Help).
• Lịch sử phiên bản cho phép bạn quay lại bất kỳ thời điểm nào trước đó (Google Workspace Admin Help).

Điểm mấu chốt: Excel Online cũng có tính năng tương tự, nhưng Google Sheets được thiết kế từ đầu để làm việc đồng thời, mang lại trải nghiệm mượt mà hơn hẳn cho nhóm làm việc từ xa.

Lịch sử phiên bản (Version History)

• Vào File → Version history → See version history.
• Mỗi phiên bản được đánh dấu theo thời gian và người dùng đã chỉnh sửa.
• Có thể xem trước, đặt tên cho phiên bản, hoặc phục hồi (Google Workspace Admin Help).

Đối với các nhóm dự án cần quản lý chặt chẽ quá trình thay đổi, đây là tính năng giúp giảm thiểu rủi ro dữ liệu bị ghi đè hoặc mất do nhầm lẫn.

So sánh Google Sheets và Excel

Bảng so sánh sau đây sẽ cho bạn một cái nhìn tổng quan về thế mạnh của từng nền tảng, giúp quyết định dễ dàng hơn.

Sáu so sánh cho thấy chất lượng tổng thể phụ thuộc vào bối cảnh sử dụng. Google Sheets chiếm ưu thế về cộng tác và chi phí, trong khi Excel áp đảo về phân tích và macro truyền thống.

Ưu và nhược điểm

Tóm lại, lựa chọn phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của người dùng: nếu ưu tiên cộng tác và chi phí thấp, Sheets là lựa chọn; nếu cần phân tích sâu và kiểm soát chặt, Excel vẫn là số một.

Ai nên dùng Google Sheets, ai nên dùng Excel?

• Cá nhân, nhóm nhỏ, startup: Google Sheets là lựa chọn tối ưu nhờ miễn phí và dễ dùng.
• Doanh nghiệp vừa và lớn: Nếu ưu tiên cộng tác, chọn Google Sheets; nếu cần phân tích tài chính sâu, Excel vẫn là lựa chọn số một.
• Nhà phân tích dữ liệu, kế toán: Excel với Power Query và VBA là công cụ không thể thay thế.

Người dùng Việt Nam đang có lợi thế đặc biệt: Google Sheets hỗ trợ tiếng Việt đầy đủ và tích hợp sâu với Google Drive, giúp quản lý tập trung hơn.

Điều này củng cố lợi thế của Sheets trong thị trường địa phương, nơi cộng tác và chi phí thấp được đánh giá cao.

Câu hỏi thường gặp

Khám phá thêm

• Drive Google – Hướng dẫn đăng nhập và sử dụng 2025
• Ứng dụng là gì? Hướng dẫn tải, cài đặt và sử dụng trên điện thoại