Mỗi ngày, hàng nghìn văn bản thông báo được ban hành từ các cơ quan nhà nước và doanh nghiệp trên cả nước. Nhưng không phải ai cũng biết cách viết một thông báo đúng chuẩn theo quy định pháp luật hiện hành. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm thông báo, kỹ thuật soạn thảo và các mẫu thông báo chuẩn theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 05/3/2020.

Dung bo lo

4 bai lien quan

Cơ sở pháp lý: Nghị định 30/2020/NĐ-CP · Số mẫu thông báo chính: 5 mẫu chính · Hiệu lực: Từ ngày 05/3/2020

Tổng quan nhanh

1Thông báo là gì?
2Các loại thông báo
3Kỹ thuật soạn thảo
  • Tuân thủ thể thức Nghị định 30 (Thư Viện Pháp Luật)
  • Các bước: xác định mục đích, thu thập thông tin, viết nháp, kiểm tra (LuatVietnam)
  • Tránh lỗi về hình thức và nội dung (VKA)
4Vai trò cơ quan chính phủ

5 điểm dữ kiện chính, một điểm đáng chú ý: tất cả đều nằm trong khuôn khổ Nghị định 30/2020/NĐ-CP – văn bản pháp lý điều chỉnh toàn bộ công tác văn thư của cơ quan nhà nước.

Thuộc tính Giá trị
Tên văn bản pháp lý chính Nghị định 30/2020/NĐ-CP
Ngày ban hành Nghị định 30 05/3/2020
Đối tượng áp dụng Cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp
Số mẫu thông báo quy định 5 mẫu
Cơ quan phát hành thông báo chính phủ Báo Điện tử Chính phủ (VGP News)

Thông báo là gì?

Khái niệm thông báo hành chính

  • Thông báo là văn bản hành chính thông dụng dùng để truyền đạt thông tin từ cơ quan, tổ chức đến đối tượng cụ thể. Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP (Cổng thông tin điện tử Chính phủ – cơ quan quản lý văn bản pháp luật), thông báo thuộc nhóm văn bản hành chính thông dụng, có thể được ban hành bởi bất kỳ cơ quan, tổ chức nào.
  • Mục đích của thông báo là thông tin về một sự việc, sự kiện, quyết định hoặc yêu cầu nào đó đến người nhận. LuatVietnam (nền tảng pháp luật hàng đầu) nhấn mạnh: nội dung thông báo phải ghi rõ người nhận và phạm vi áp dụng.

Phân biệt thông báo với các loại văn bản khác

Thông báo khác với công văn (thường dùng để trao đổi công tác), quyết định (mang tính mệnh lệnh) hay tờ trình (đề xuất). Thông báo thuần túy mang tính thông tin, không có tính mệnh lệnh hay đề xuất. Theo hướng dẫn thực hành của LuatVietnam, thông báo cần đi ngay vào nội dung cần thông tin, không nêu lý do, căn cứ dài dòng.

Tại sao cần phân biệt?

Nếu nhầm thông báo với công văn, văn bản sẽ mất đi tính trực tiếp và hiệu quả truyền thông. Người nhận có thể bối rối về hành động mong đợi.

Kỹ thuật soạn thảo thông báo và một số lỗi thường gặp

Các bước soạn thảo thông báo chuẩn

Theo hướng dẫn từ Thư Viện Pháp Luật (hệ thống tra cứu văn bản), quy trình soạn thảo một thông báo đúng chuẩn gồm:

  1. Xác định mục đích thông báo: Nội dung thông báo nhằm mục đích gì? Thông báo tuyển dụng, nghỉ lễ, thay đổi quy trình?
  2. Thu thập đầy đủ thông tin: Thời gian, địa điểm, đối tượng áp dụng, các căn cứ pháp lý (nếu có).
  3. Viết nháp theo mẫu: Sử dụng mẫu thông báo có sẵn trong Nghị định 30, đảm bảo đầy đủ các thành phần thể thức.
  4. Kiểm tra và hoàn chỉnh: Rà soát lỗi chính tả, thể thức, tính chính xác của thông tin.
Mẹo soạn thảo

LuatVietnam khuyến nghị: phần mở đầu của thông báo nên ghi đầy đủ quốc hiệu và tiêu ngữ theo mẫu văn bản hành chính thông thường. Nội dung thông báo phải có ngày tháng năm ban hành để người tiếp nhận nắm bắt thời gian.

Lỗi về thể thức và kỹ thuật trình bày

  • Thiếu số ký hiệu văn bản – lỗi phổ biến làm mất tính quy chuẩn.
  • Sai thể thức trình bày: không đúng vị trí quốc hiệu, tên loại, trích yếu. Theo VKA (tổ chức tư vấn pháp lý), các thành phần thể thức bắt buộc gồm quốc hiệu và tiêu ngữ, tên cơ quan ban hành, số ký hiệu, địa danh và thời gian ban hành, tên loại và trích yếu nội dung, nội dung văn bản, chức vụ-họ tên-chữ ký, dấu/chữ ký số, nơi nhận.
  • Không có dấu hoặc chữ ký số – gây thiếu hiệu lực pháp lý.

Lỗi về nội dung và ngôn ngữ

  • Dùng từ không chính xác, thiếu rõ ràng: “thông báo về việc…” mơ hồ.
  • Nội dung dài dòng, không đi thẳng vào vấn đề chính.
  • Không xác định rõ người nhận – thông báo mất tác dụng. LuatVietnam nhấn mạnh nội dung thông báo phải ghi rõ người nhận và phạm vi áp dụng, ví dụ một cá nhân hoặc toàn thể cơ quan.
Hệ quả của lỗi thể thức

Một thông báo thiếu số ký hiệu hoặc sai thể thức có thể bị cơ quan tiếp nhận từ chối, gây chậm trễ trong quy trình hành chính.

Thông báo báo chí là gì?

Khái niệm thông báo báo chí

Thông báo báo chí là văn bản do cơ quan báo chí phát hành nhằm thông tin về hoạt động, sự kiện của cơ quan đó. Theo Báo Chính phủ (cơ quan ngôn luận của Chính phủ), các thông báo thường được đăng tải trên ấn phẩm báo chí hoặc cổng thông tin điện tử.

Thông báo báo chí khác thông cáo báo chí thế nào?

  • Thông báo báo chí: mang tính nội bộ hoặc thông tin đến công chúng về hoạt động của cơ quan báo chí (ví dụ: lịch phát hành, thay đổi nhân sự).
  • Thông cáo báo chí: là văn bản do tổ chức/cá nhân gửi đến các cơ quan báo chí để đăng tải nhằm truyền thông ra công chúng. Nó có cấu trúc riêng: tiêu đề, ngày phát hành, nội dung chính, trích dẫn, thông tin liên hệ.

Báo Chính phủ là gì?

Báo Điện tử Chính phủ (VGP News)

Báo Điện tử Chính phủ (VGP News) là cơ quan ngôn luận của Chính phủ Việt Nam, có chức năng thông tin chính thống về hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng và các bộ, ngành. Theo giới thiệu của Báo Chính phủ, đây là kênh thông tin quan trọng cung cấp tin tức, văn bản pháp luật và chỉ đạo điều hành.

Chức năng nhiệm vụ của Báo Điện tử Chính phủ

  • Đăng tải thông tin chính thống về đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước.
  • Công bố văn bản quy phạm pháp luật và các quyết định hành chính.
  • Phản ánh hoạt động của Chính phủ và các bộ, ngành.
  • Cung cấp dịch vụ công trực tuyến và tra cứu văn bản.

VGP là báo gì? Giải thích thuật ngữ VGP, GP

VGP là viết tắt của Vietnam Government Portal (Cổng thông tin điện tử Chính phủ). GP là viết tắt của Government Portal. Hiện nay, VGP News là tên gọi chính thức của Báo Điện tử Chính phủ, trực thuộc Văn phòng Chính phủ. Theo Wikipedia (bách khoa toàn thư trực tuyến), cổng thông tin này ra đời nhằm tăng cường tính minh bạch và hiệu quả của quản lý nhà nước.

Nghị định 30/2020 NĐ CP là gì?

Nội dung chính của Nghị định 30

Nghị định 30/2020/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 05/3/2020, quy định chung về công tác văn thư, bao gồm soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính. Cổng thông tin điện tử Chính phủ là nơi công bố chính thức văn bản này.

Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Theo VKA, Chương II của Nghị định 30 quy định chi tiết các thành phần thể thức bắt buộc và bổ sung. Các thành phần bắt buộc gồm: quốc hiệu và tiêu ngữ, tên cơ quan/tổ chức ban hành, số ký hiệu, địa danh và thời gian ban hành, tên loại và trích yếu nội dung, nội dung văn bản, chức vụ-họ tên-chữ ký, dấu/chữ ký số, nơi nhận. Các thành phần bổ sung có thể gồm phụ lục, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, chỉ dẫn phạm vi lưu hành, ký hiệu người soạn thảo, số lượng bản phát hành, thông tin liên hệ.

Mẫu thông báo theo Nghị định 30

Nghị định 30 quy định 5 mẫu thông báo chính, bao gồm mẫu thông báo tuyển dụng, mẫu thông báo nghỉ lễ, mẫu thông báo thay đổi quy trình, mẫu thông báo kết quả và mẫu thông báo chung. Các mẫu này được Thư Viện Pháp Luật công bố kèm hướng dẫn chi tiết về cách trình bày từng thành phần.

Sự thật đã xác nhận

  • Nghị định 30/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 05/3/2020. (Cổng thông tin điện tử Chính phủ)
  • Thông báo là văn bản hành chính được quy định trong Nghị định 30. (VKA)
  • Báo Chính phủ là cơ quan ngôn luận của Chính phủ Việt Nam. (Báo Chính phủ)

Điều chưa rõ

  • Tần suất sử dụng thông báo đẩy Facebook trong kinh doanh tại Việt Nam chưa có số liệu chính thức.
  • Có bao nhiêu loại thông báo báo chí đang được sử dụng? Chưa có thống kê đầy đủ.

“Phần nội dung văn bản được xếp ở vị trí thành phần số 6 trong bố cục thể thức theo Nghị định 30. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản được bố trí ở vị trí 5a.”

— Thư Viện Pháp Luật (hệ thống tra cứu văn bản)

“Trong thông báo cần đi ngay vào nội dung cần thông tin mà không cần nêu lý do, căn cứ dài dòng. Phần mở đầu nên ghi đầy đủ quốc hiệu và tiêu ngữ theo mẫu văn bản hành chính thông thường.”

— LuatVietnam (nền tảng pháp luật hàng đầu)

“Báo Điện tử Chính phủ là kênh thông tin chính thống cung cấp tin tức, văn bản pháp luật và chỉ đạo điều hành của Chính phủ và Thủ tướng.”

— Báo Chính phủ (cơ quan ngôn luận của Chính phủ)

Đối với các cơ quan nhà nước và doanh nghiệp, việc nắm vững kỹ thuật soạn thảo thông báo theo Nghị định 30 là yêu cầu bắt buộc. Nếu không tuân thủ đúng thể thức, văn bản có thể bị từ chối hoặc mất hiệu lực. Thông báo đúng chuẩn không chỉ đảm bảo tính pháp lý mà còn giúp thông tin đến đúng người, đúng lúc, nâng cao hiệu quả quản lý. Bỏ qua quy tắc này đồng nghĩa với rủi ro về mặt pháp lý và truyền thông.

Câu hỏi thường gặp

Thông báo khác thông cáo báo chí như thế nào?

Thông báo là văn bản hành chính dùng trong nội bộ cơ quan, tổ chức. Thông cáo báo chí là văn bản gửi các cơ quan báo chí để đăng tải, có cấu trúc riêng (tiêu đề, ngày phát hành, nội dung chính, trích dẫn, thông tin liên hệ).

Mẫu thông báo có cần đóng dấu của cơ quan không?

Theo Nghị định 30, văn bản hành chính phải có dấu (hoặc chữ ký số) để có hiệu lực pháp lý. Mẫu thông báo cần được đóng dấu treo hoặc dấu của cơ quan ban hành.

Thông báo bằng tiếng Anh gọi là gì?

“Thông báo” trong tiếng Anh thường dịch là “notification”, “announcement” hoặc “notice”. Ví dụ: “job notification”, “public announcement”, “official notice”.

Làm thế nào để tra cứu mẫu thông báo mới nhất?

Có thể tra cứu trên Thư Viện Pháp Luật hoặc LuatVietnam. Các trang này cập nhật mẫu thông báo theo Nghị định 30 kèm hướng dẫn chi tiết.

Thông báo đẩy Facebook có được coi là văn bản hành chính không?

Không. Thông báo đẩy trên Facebook là hình thức quảng cáo, không tuân thủ thể thức văn bản hành chính và không có giá trị pháp lý.

Nghị định 30 có quy định về thông báo điện tử không?

Nghị định 30 quy định về văn bản hành chính nói chung, bao gồm văn bản điện tử có chữ ký số. Tuy nhiên, thông báo điện tử không được định nghĩa riêng; nó được áp dụng các quy định chung về văn bản điện tử.

Bài viết liên quan